Template Excel gratuito per confrontare le offerte dei fornitori
Un modello Excel pronto all’uso per mettere a confronto le offerte di più officine sulla stessa richiesta: prezzo unitario, totale, tempi di consegna e certificazioni una accanto all’altra. Gratis, con un esempio già compilato da sostituire con i tuoi dati.
File .xlsx · gratis · nessuna registrazione
Com’è fatto: l’anteprima
Questa è la matrice che trovi nel file, già compilata con l’esempio «RFQ-0428» (staffa di supporto in AlMg 6082, 120 pezzi): celle color crema da compilare, celle grigie calcolate da sole.
Cosa contiene il template
- Un’intestazione della richiesta: numero RFQ, articolo, quantità e data, così il foglio resta leggibile anche fra sei mesi.
- Una matrice di confronto con le officine in colonna (fino a quattro) e i criteri in riga: prezzo unitario, prezzo totale, lead time, certificazioni, conformità al disegno, condizioni di pagamento e note.
- Calcolo automatico del prezzo totale (prezzo unitario × quantità): cambi un numero e il totale si aggiorna.
- Un riepilogo automatico che evidenzia l’offerta più economica e il lead time più breve.
- Un esempio già compilato (la richiesta RFQ-0428: staffa di supporto in AlMg 6082, 120 pezzi) da sostituire con i tuoi dati reali.
Come usarlo
- Scarica il file e aprilo in Excel, Google Fogli o LibreOffice.
- Compila le celle color crema: una colonna per ogni officina, nomi inclusi.
- Le celle grigie (totali e riepilogo) si calcolano da sole.
- Confronta a colpo d’occhio prezzo, tempi e requisiti e scegli l’offerta migliore.
I criteri che contano, oltre al prezzo
Il foglio è solo il contenitore: la qualità della scelta dipende da cosa ci metti dentro. Queste sono le voci che, nella subfornitura meccanica a disegno, spostano davvero il confronto — con la domanda da fare all’officina prima di decidere.
| Criterio | Perché cambia la scelta | La domanda da fare |
|---|---|---|
| Prezzo unitario e totale del lotto | Il prezzo più basso al pezzo non dà sempre il totale più basso: dipende dalla quantità su cui è quotato. | «Il prezzo vale per la quantità che ho chiesto o per un lotto minimo diverso?» |
| Attrezzature e messa in macchina | È un costo fisso una tantum che si spalma sui pezzi: sposta la convenienza a seconda del volume. | «L’attrezzatura è compresa? Si ripaga una volta sola o torna a ogni riordino?» |
| Trattamenti e finiture | Zincatura, anodizzazione, verniciatura o trattamento termico spesso sono inclusi in un’offerta ed esclusi in un’altra: è la voce che falsa più confronti. | «Il prezzo comprende il trattamento indicato a disegno?» |
| Lead time e decorrenza | «15 giorni» dalla conferma d’ordine e «15 giorni» dall’arrivo del materiale sono due consegne diverse. | «Da quando decorrono i giorni indicati?» |
| Certificazioni e documentazione | Certificato del materiale 3.1 (EN 10204), rapporto dimensionale o campionatura costano tempo e denaro: vanno chiesti a tutti o a nessuno. | «Quali documenti arrivano con la merce e sono compresi nel prezzo?» |
| Resa e trasporto | Franco fabbrica o franco destino: su pezzi voluminosi il trasporto vale punti percentuali sul totale. | «Il prezzo è franco fabbrica o consegnato da me?» |
| Condizioni di pagamento | A parità di prezzo, 30 e 60 giorni non hanno lo stesso costo finanziario per la tua azienda. | «Quali termini di pagamento applicate su questo ordine?» |
| Validità dell’offerta | I listini dei metalli si muovono: un’offerta di due mesi fa va riquotata, non confrontata. | «Per quanti giorni resta valida questa quotazione?» |
Prima di confrontare, metti le offerte sulla stessa base
Un confronto ha senso solo se le offerte rispondono alla stessa domanda: stessa quantità, stesso trattamento, stessa resa, stessa documentazione. Se un’officina ha quotato 100 pezzi e un’altra 120, o se una comprende la zincatura e l’altra no, il numero più basso non è l’offerta migliore: è solo l’offerta che include meno cose.
Un esempio concreto sulle voci una tantum. Due offerte per lo stesso particolare: A chiede 9,80 € al pezzo più 400 € di attrezzatura, B chiede 10,90 € al pezzo con l’attrezzatura compresa. Su 60 pezzi conviene B: A costa 588 € + 400 € = 988 €, contro 654 €. Su 500 pezzi conviene A: 4.900 € + 400 € = 5.300 €, contro 5.450 €. Il punto di pareggio sta intorno ai 364 pezzi (400 € divisi per 1,10 € di differenza al pezzo). Non esiste «l’offerta più economica» in assoluto: esiste quella più economica per la quantità che stai comprando davvero.
Nel template le voci una tantum conviene annotarle nella riga Note e tenerne conto nella scelta finale: il riepilogo automatico confronta soltanto la riga «Prezzo totale».
Cinque errori che rendono inutile il confronto
- Confrontare offerte su basi diverse — quantità, trattamenti o resa non allineati: il foglio somma numeri che non sono confrontabili.
- Guardare solo il prezzo unitario — è il totale del lotto, comprese le voci una tantum, a impattare sul budget.
- Non scrivere la revisione del disegno — se il disegno cambia dopo la richiesta, le offerte vecchie non valgono più e senza revisione non te ne accorgi.
- Dimenticare data e validità dell’offerta — un confronto senza date, dopo tre settimane, non è più una base per ordinare.
- Tenere il file solo sul proprio PC — al riordino successivo nessuno sa più quale versione del foglio ha portato all’ordine, né chi aveva quotato cosa.
Quando il foglio Excel non basta più
Per poche officine e poche richieste, un foglio come questo è perfetto. Quando le richieste d’offerta aumentano, però, tornano i soliti problemi: le offerte arrivano in formati diversi da reincollare a mano, nascono più versioni dello stesso file e manca uno storico. È il momento in cui conviene passare da un foglio statico a una richiesta d’offerta strutturata — ne parliamo in come confrontare i preventivi senza fogli Excel e in cos’è una RFQ.
Domande frequenti
Devo registrarmi per scaricare il template?
No. Il file si scarica direttamente da questa pagina, senza email e senza creare un account: è un .xlsx statico. La registrazione a MEKATRON serve solo se vuoi provare la piattaforma.
Funziona anche con Google Fogli e LibreOffice?
Sì. Il file usa soltanto formule standard (IF, COUNT, MIN, INDEX e MATCH), supportate sia da Google Fogli sia da LibreOffice Calc: puoi caricarlo su Drive o aprirlo in Calc senza perdere i calcoli automatici.
Posso confrontare più di quattro officine?
Il foglio prevede quattro colonne (da B a E). Se ti serve una quinta officina aggiungi la colonna e allarga gli intervalli nelle formule di riepilogo — per esempio da B13:E13 a B13:F13 — altrimenti la nuova offerta non entra nel calcolo dell’offerta più economica.